Osoby, które dokonują transakcji związanych z nieruchomościami lub starają się o kredyt hipoteczny, na pewnym etapie dopełniania formalności spotykają się z pojęciem księgi wieczystej. Chociaż słyszał niej niemal każdy, niewiele osób wie, czym jest ten dokument, jaką przyjmuje formę i w jakich okolicznościach okazuje się przydatny.
Warto zapoznać się z tymi informacjami przed zakupem domu od dewelopera czy mieszkania rynku wtórnego!
Czym są księgi wieczyste?
Wszyscy właściciele domów, mieszkań lub gruntów są zobowiązani zakładać dla tych nieruchomości księgi wieczyste (KW). Co to są za dokumenty i jakie zawierają informacje?
Stosując prostą analogię, można porównać księgę wieczystą do dowodu osobistego lub paszportu, którym legitymuje się każdy człowiek. Jest to swoista metryka, która zawiera wszystkie aktualne informacje dotyczące danej nieruchomości. Cechuje ją płynność i zmienność treści, gdyż wpisy do niej są systematycznie uaktualniane wraz ze zmianami, jakie zachodzą w historii nieruchomości.
Księgi wieczyste pozostają pod opieką sądów rejonowych i są prowadzone przez działy ksiąg wieczystych. Technicznie przyjmują one formę tabeli, w której są odnotowywane kolejne pozycje – wpisy o obciążeniu hipoteki, służebności, tymczasowej dzierżawie, podziale w celu sprzedaży itp.
Każda księga ma swój unikalny numer, a zawarte w niej dane w znacznej części są dostępne do wglądu publicznego. Jest też dokumentem formalnym, którego wiarygodność potwierdzają dwie zasady:
- domniemania zgodności wpisów w KW ze stanem faktycznym,
- rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych.
Obecnie księgi wieczyste w Warszawie czy innych miastach Polski są też dostępne przez Internet online w wersji elektronicznej.
Jak sprawdzić księgi wieczyste?
Sprawdzenie wpisów do księgi wieczystej jest wskazane w wielu sytuacjach. Bezwarunkowo należy to zrobić podczas zakupu nieruchomości z rynku wtórnego. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której wraz z mieszkaniem czy domem nabywca kupuje też dług.
Informacje z księgi wieczystej są udostępniane publiczne, dlatego zawsze, gdy jest taka potrzeba, można je sprawdzić.
Księgi wieczyste są prowadzone w formie papierowej i elektronicznej, dlatego zapoznanie się z wpisami do nich jest możliwe na dwa sposoby. Pierwszy to osobista wizyta w wydziale ksiąg wieczystych sądu rejonowego, któremu podlega dana nieruchomość oraz sprawdzenie wpisu w dokumentacji papierowej.
Drugi to skorzystanie z dostępu do elektronicznej bazy danych prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Do uzyskania potrzebnych informacji jest niezbędny numer KW, który w przypadku zakupu gruntu czy domu musi podać jego obecny właściciel.
Księgi wieczyste a notariusz
Założenie księgi wieczystej jest powinnością każdego właściciela nowej nieruchomości. Dotyczy to obiektów, które dopiero powstały w wyniku budowy, działek gruntowych, które pojawiły się po podziale w nowej formie, czy nieruchomości, które na skutek wykupienia zyskały status własnościowych.
Nowy właściciel może w tym celu udać się do wydziału ksiąg wieczystych przy sądzie rejonowym lub zlecić to zadanie notariuszowi. Zazwyczaj dokonuje on tego za dodatkową opłatą podczas sporządzania aktu notarialnego zakupu domu lub gruntu.
Transakcja nabycia nieruchomości zyskuje moc prawną tylko po dokonaniu wpisu do księgi wieczystej. Jeśli więc nieruchomość jej nie ma, notariusz może złożyć wniosek o jej założenie i jednocześnie o wpis aktualizujący jej stan prawny.
Związek notariusza z księgami wieczystymi ma też miejsce w przypadku innych czynności notarialnych, dotyczących nieruchomości. Spośród tych, które wymagają sporządzenia aktu notarialnego, związanymi z wpisem do księgi wieczystej są:
- przeniesienie prawa własności,
- zmiana lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej,
- ustanowienie prawa, które może być ujawnione w księdze wieczystej, bądź obejmujące czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta (wg ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, Art. 92, § 4.)
Od 1 lipca 2016 roku notariusz może składać do sądu wniosek o wpis do księgi wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dołączając odpowiednie dokumenty – również w formie elektronicznej. Dostęp umożliwia mu certyfikat dostępowy, wydawany przez Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych.
Jak założyć księgę wieczystą?
Kwestie związane z zakładaniem i prowadzeniem księgi wieczystej reguluje Ustawa z dnia 6 lipca 1982 roku o księgach wieczystych i hipotece. Zgodnie z jej treścią założenie księgi wieczystej nie jest obowiązkowe, jednak w wielu sytuacjach jedynie dokonanie w niej wpisu sprawia, że dana umowa staje się ważna w sensie prawnym.
Przykładem jest między innymi ustanowienie służebności. Umieszczenie takiego zapisu w testamencie bez odnotowania księdze wieczystej sprawia, że zobowiązanie nie może być egzekwowane.
Do założenia księgi wieczystej jest uprawniony właściciel. Chociaż dokument ujawnia wszelkie obciążenia nieruchomości, w wielu sytuacjach może się okazać bardzo korzystny. Do takich okoliczności zaliczają się na przykład chęć sprzedaży domu, mieszkania czy działki lub też staranie o kredyt hipoteczny.
W pierwszym przypadku potencjalny klient może stracić zaufanie do sprzedawcy, jeśli nie będzie mógł zweryfikować statusu prawnego nieruchomości. W drugim – sprawdzenie księgi wieczystej oraz wpisanie do niej informacji o hipotece jest warunkiem uzyskania kredytu.
Aby założyć księgę wieczystą, właściciel musi złożyć wniosek do odpowiedniego działu księgi wieczystej przy sądzie rejonowym oraz załączyć do niego dokumenty:
- potwierdzające prawo własności do nieruchomości lub dokumentujące jej nabycie – akt notarialny kupna-sprzedaży, akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie sądu o nabyciu spadku,
- geodezyjne – wyrys z mapy ewidencyjnej oraz wypis z ewidencji gruntów.
Księgę wieczystą może też założyć państwowa jednostka organizacyjna, w przypadku wieczystego użytkowania nieruchomości przez państwo. Wniosek mogą też składać posiadacze spółdzielczego prawa własnościowego, osoby mające ustanowioną służebność oraz wierzyciele z ograniczonym prawem rzeczowym do nieruchomości.
Jak odnaleźć numer księgi wieczystej?
W ostatnich latach system ewidencji ksiąg wieczystych został unowocześniony, a obok tradycyjnego archiwum papierowego dostępna jest też baza Elektroniczne Księgi Wieczyste. Wgląd do dokumentów jest jawny, jednak, aby uzyskać odpowiednie informacje, trzeba znać numer księgi wieczystej.
Po jej założeniu można go znaleźć na dwóch dokumentach: zawiadomieniu sądu o założeniu KW oraz akcie notarialnym dotyczącym zakupu domu, czy potwierdzającym jego odziedziczenie.
W przypadku, gdy numer księgi jest nieznany lub właściciel go zapomniał, istnieje możliwość osobistego uzyskania numeru przez właściciela w odpowiednim wydziale geodezji Urzędu Miasta lub Gminy czy też w wydziale ksiąg wieczystych. W tym celu należy złożyć odpowiedni wniosek. Warto zaznaczyć, że numery ksiąg w ewidencji sądowej i elektronicznej różnią się od siebie formatem.
Ile kosztuje wpis do księgi wieczystej?
Dokonanie wpisu do księgi wieczystej jest czynnością odpłatną. Jeśli wniosek składa notariusz, trzeba się liczyć z opłatą w wysokości 200 zł. Za wpis o służebności przesyłu trzeba zapłacić 40 zł. Natomiast założenie księgi przez notariusza wymaga wniesienia opłaty w wysokości 100 zł. Podane stawki wynikają z dwóch dokumentów:
- Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 października 2015 r. w sprawie pobierania przez notariuszy opłat sądowych od wniosków o wpis w księdze wieczystej i ich przekazywania sądom oraz prowadzenia ewidencji pobranych opłat sądowych.
- Obwieszczenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 sierpnia 2020 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.
Ponadto, na podstawie Art. 41 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (z późniejszymi zmianami), od kosztów wniosku o wpis do księgi wieczystej jest naliczany podatek VAT w stawce 23%.
Jak uzyskać odpis księgi wieczystej?
Sprawdzenie księgi wieczystej nie zawsze jest wystarczające do dopełnienia formalności w konkretnej sprawie. Niekiedy przepisy czy procedury wymagają załączenia odpisu. Taki dokument na przykład jest niezbędny przy staraniach o kredyt hipoteczny. Aby go uzyskać, należy złożyć odpowiedni wniosek do Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych – osobiście w oddziale, listownie lub online.
Zależnie od wybranego sposobu, ceny przygotowania odpisu się różnią. Za odpis na wniosek złożony listownie lub osobiście trzeba zapłacić 30 zł (odpis zwykły) lub 60 zł (odpis zupełny). W Internecie ceny są o 10 zł niższe.
Kiedy warto sprawdzić księgę wieczystą?
Sprawdzenie księgi wieczystej jest nie tylko uzasadnione, ale wręcz wskazane w wieku sytuacjach. Są to na przykład:
- zakup mieszkania własnościowego,
- zawarcie umowy przedwstępnej,
- zawarcie umowy kupna nieruchomości,
- uzyskanie prawa własności w drodze dziedziczenia.
Analiza zapisów pozwala się upewnić, że osoba sprzedająca faktycznie jest właścicielem, a przedmiot transakcji nie jest obciążony hipoteką, służebnością lub innym zobowiązaniem.