Prawo przewiduje wiele czynności prawnych, które dla swojej ważności wymagają notarialnie poświadczonego podpisu. Takie poświadczenie jest dowodem na to, że podpis złożyła dana osoba. Notariusz powinien potwierdzić tożsamość tego, kto stawił się w celu poświadczenia podpisu, zgodnie z art. 85 ustawy Prawo o notariacie.
Czym jest poświadczenie podpisu?
Jak wynika z art. 88 ustawy Prawo o notariacie, notariusz może potwierdzić, że podpis złożyła dana osoba na podstawie:
- Podpisu złożonego własnoręcznie podczas wizyty u notariusza.
- Oświadczenia o tym, że podpis złożony na dokumencie należy do tej osoby (uznanie podpisu).
Najpierw notariusz sprawdzi dokument tożsamości ubiegającego się o poświadczenie notarialne. Poświadczenie to jest jednocześnie potwierdzeniem tego, że dana osoba stawiła się w kancelarii notarialnej.
Fakt złożenia podpisu przez osobę ubiegającą się o jego poświadczenie musi być potwierdzony osobistym podpisem notariusza, pieczęcią, a także datą i miejscem stwierdzenia. Klauzula poświadczeniowa ma charakter urzędowy, tzn. wynikają z niej dwa domniemania:
- autentyczności podpisu,
- istnienia dokumentu w dacie poświadczenia.
Na prośbę składającego podpis notariusz może na dokumencie umieścić również dokładną godzinę, o której doszło do poświadczenia podpisu.
Notariusz nie ma obowiązku weryfikacji zgodności z prawem dokumentu, na którym złożono podpis, ale może to zrobić. Bardzo ważne jest to, że podpis może być złożony wyłącznie w obecności notariusza lub wcześniej. Nie może się to odbyć np. w ramach korespondencji mailowej. Potwierdzenia nie uzyska się również telefonicznie. Kolejna ważna kwestia dotyczy tego, jakim narzędziem zostanie złożony podpis. Nie może to być ołówek ani inne nietrwałe narzędzie, ale jak najbardziej można wykorzystać do tego celu długopis. Notariusz najczęściej nie poświadczy podpisu pod dokumentem, który ma treść żartobliwą albo groźbę, ale jednak nie wymusza na nim tego prawo. Często sprawdzi on również, czy aby na pewno osoba zainteresowana rozumie treść dokumentu, choć nie jest to jego obowiązkiem.
Przebieg czynności przy poświadczeniu notarialnym podpisu
Termin wizyty u notariusza należy ustalić odpowiednio wcześniej. Bardzo prawdopodobne, że nie będzie możliwe skorzystanie z jego usług z dnia na dzień. Kiedy już dojdzie do wizyty w kancelarii notarialnej, to czynności będą przebiegać następująco:
- Notariusz potwierdzi tożsamość zainteresowanego poświadczeniem podpisu.
- Notariusz sprawdzi, czy zainteresowany jest świadomy skutków prawnych poświadczenia i upewni się odnośnie do legalności czynności.
Co daje notarialne poświadczenie podpisu?
Jest to zabezpieczenie przed wyparciem się podpisania dokumentu przez daną osobę – trudno będzie udowodnić, że strona umowy zrobiła to nieświadomie albo podpis został sfałszowany. Zatem może to stanowić zabezpieczenie na wypadek postępowań sądowych związanych z danym dokumentem.
Kiedy jest potrzebne poświadczenie podpisu?
Podpisy poświadcza się nie tylko w przypadku dokumentów, które tego wymagają, takich jak:
- umowa zbycia udziałów,
- dokumenty wymagające wpisu do księgi wieczystej,
- wzory podpisów osób reprezentujących spółki,
- umowy zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa, a także ustanowienia użytkowania na nim.
Coraz częściej notarialne poświadczenie autentyczności podpisu ma zastosowanie w przypadku umów sprzedaży pojazdów czy pełnomocnictwa.
Cena poświadczenia podpisu
Poświadczenie notarialne podpisu jest płatne. Koszt takiej usługi można sprawdzić w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Jak z niego wynika, za poświadczenie własnoręczności podpisu albo odcisku palca osoby niepiśmiennej lub niemogącej pisać należy zapłacić:
- na dokumentach, jeżeli przedmiot oznaczony jest sumą pieniężną – 1/10 maksymalnej stawki, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 zł;
- na pełnomocnictwach i innych dokumentach – 20 zł.
Są to stawki netto, do których należy doliczyć 23 proc. Podatku VAT.
Zainteresował Cię temat ceny? Sprawdź pozostałe opłaty notarialne