W przypadku wielu czynności prawnych ich ważność wymaga notarialnego poświadczenia. Może to dotyczyć m.in. podpisu, którego pozostawienie pod danym dokumentem nie będzie wystarczające bez potwierdzenia przez notariusza. W jakich przypadkach jest to niezbędne? Jakie są rodzaje poświadczeń notarialnych?
Czym jest poświadczenie notarialne?
Notariusz odgrywa istotną rolę w przypadku wielu czynności prawnych. Jego zadaniem jest potwierdzenie ich prawdziwości lub stanu faktycznego. Większość obywateli ma lub będzie mieć kontakt z takim urzędnikiem choćby przy zakupie lub sprzedaży nieruchomości.
Prawo przewiduje pewne przypadki, w których niezbędne jest poświadczenie notarialne podpisu, czyli urzędnik stwierdza, że złożony na dokumencie podpis jest autorstwa danej osoby.
Zgodnie z art. 88 ustawy Prawo o notariacie potwierdzenie złożenia podpisu może być zrealizowane na podstawie wykonania tej czynności w obecności urzędnika lub oświadczenia o tym, że złożony podpis należy do tej osoby.
Poświadczenie notarialne podpisu jest wymagane w przypadku takich czynności prawnych, jak:
- zbycie udziałów w spółce z o.o.,
- zbycie przedsiębiorstwa,
- dokumenty wymagające wpisu do księgi wieczystej,
- wzory podpisów osób reprezentujących spółkę.
Coraz częściej zdarza się, że poświadczenie notarialne podpisu jest wykorzystywane również w przypadku umów sprzedaży pojazdów, ale nie tylko. Jest to usługa odpłatna, której koszt jest określony w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. W przypadku gdy przedmiot w dokumentach jest oznaczony sumą pieniężną, jest to 1/10 maksymalnej stawki, która zostałaby naliczona w przypadku, gdyby dany dokument był sporządzony w formie aktu notarialnego, ale nie może to być więcej niż 300 zł. Natomiast w przypadku poświadczenia notarialnego podpisu na pełnomocnictwach i innych dokumentach stawka wynosi 20 zł. Są to kwoty netto.
Czemu służy poświadczenie notarialne?
Poświadczenie notarialne służy potwierdzeniu tego, że dany podpis został rzeczywiście złożony konkretną osobę i czynności prawne są ważne. Może również poświadczać zgodność kopii z oryginałem, pozostawanie danej osoby przy życiu, czy też potwierdzać datę okazania dokumentu.
Dokumenty prywatne, które zostaną poświadczone przez notariusza, nie zyskują mocy urzędowej. Urzędnik nie ma obowiązku sprawdzania, czy dokument ten jest zgodny z prawem, ale ma taką możliwość.
Poświadczenie notarialne podpisu powinno nastąpić w obecności notariusza w kancelarii notarialnej. Nie można tego zrobić w ramach korespondencji mailowej i co do zasady wszelkie próby zaocznego poświadczenia są nieważne. Ów podpis na dokumencie musi być złożony za pomocą środka pisarskiego, ale takiego, którego efekt działania jest trwały. Zatem może to być długopis, ale już nie ma zastosowania ołówek, gdyż jego użycie dawałoby możliwość usunięcia treści.
Sprawdź: Umowa ustna- czy taki rodzaj umowy jest ważny?
Jakie są rodzaje poświadczeń notarialnych?
Rodzaje poświadczeń notarialnych są wymienione w art. 9 Prawa o notariacie. Jest wśród nich poświadczenie notarialne podpisu, ale są również inne. Oto poświadczenia, które sporządza notariusz:
- Poświadczenie pozostawania przy życiu – w tym przypadku notariusz ma potwierdzić, że dana osoba żyje i gdzie przebywa, o ile oczywiście taki jest stan faktyczny.
- Poświadczenie daty okazania dokumentu – efektem poświadczenia notariusza jest uzyskanie przez dokument daty pewnej, co oznacza, że w momencie sporządzenia tego poświadczenia dokument rzeczywiście istniał.
- Zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem – ten rodzaj wykonywanego poświadczenia notarialnego jest najczęstszy. Notariusz poświadcza, że kopia jest zgodna z oryginałem. Najlepszym przykładem jest akt notarialny zakupu nieruchomości, w przypadku którego możemy korzystać w różnych sprawach z potwierdzonych kopii zamiast oryginału.
Ważne poświadczenie notarialne musi zawierać podpis notariusza, pieczęć i oznaczenie kancelarii. W każdym z tych przypadków owo poświadczenie nie powoduje, że dokumenty zyskują moc aktów notarialnych.