Wszelkie sprawy związane z działalnością notariuszy i sporządzaniem aktów notarialnych reguluje na gruncie polskiego prawa ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz.U. 1991 nr 22 poz. 91). Nie definiuje ona wprawdzie w szczegółowy sposób, czym jest akt notarialny, jednak najogólniej rzecz biorąc można go określić jako urzędowy dokument, który oficjalnie potwierdza wyrażenie woli oraz poświadcza dokonanie danej czynności prawnej (jak np. zawarcie umowy, złożenie oświadczenia woli, przeniesienie ograniczonych praw rzeczowych czy poświadczenie własnoręczności podpisu).
Akty notarialne mogą być sporządzane wyłącznie przez notariusza w kancelarii notarialnej, choć w uzasadnionych, szczególnych przypadkach jest możliwe sporządzenie aktu notarialnego poza siedzibą notariusza. Taką okolicznością może być np. zły stan zdrowia klienta. Warto pamiętać, że ustawa Prawo o notariacie zawiera szczegółowy wykaz czynności prawnych, których ważność i skuteczność jest bezpośrednio zależna od tego, czy zostały dokonane w formie aktu notarialnego.
Akt notarialny – kiedy się go sporządza?
Ustawa Prawo o notariacie stanowi, że akt notarialny powinien być sporządzany każdorazowo, gdy wymagają tego obowiązujące przepisy prawa lub jeśli taka jest wola strony. W praktyce oznacza to, iż każda umowa może zostać sporządzona w formie aktu notarialnego. Należy jednak pamiętać, iż zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi zachowanie formy aktu notarialnego jest bezwzględnym wymogiem między innymi w przypadku:
- sprzedaży lub zakupu mieszkania,
- przeniesienia prawa użytkowania wieczystego,
- zawarcia umowy darowizny,
- zawarcia umowy o dział spadku,
- zawarcia umowy zbycia własnościowego prawa do lokalu,
- zawarcia umowy spółki partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Co powinien zawierać akt notarialny?
Forma aktu notarialnego nie została wprawdzie jednoznacznie określona na gruncie polskiego prawa, nie znaczy to jednak, że może ona być całkowicie dowolna. Ustawa Prawo o notariacie jasno określa, jakie elementy muszą się obligatoryjnie znaleźć w każdym akcie notarialnym, aby spełniał on wymogi stawiane przez ustawodawcę tego rodzaju dokumentom. Akt notarialny sporządzony zgodnie z obowiązującymi obecnie w Polsce regulacjami prawnymi powinien zatem zawierać przynajmniej:
- dzień, miesiąc i rok sporządzenia danego aktu notarialnego (w razie potrzeby lub na żądanie dowolnej ze stron notariusz umieszcza w treści również godzinę i minutę rozpoczęcia oraz podpisania aktu notarialnego),
- miejsce sporządzenia aktu notarialnego,
- dane osobowe (imię, nazwisko) i adres siedziby notariusza sporządzającego dany akt notarialny. W przypadku, gdy akt notarialny sporządza osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych, konieczne jest także umieszczenie w treści aktu imienia i nazwiska tej osoby,
- imiona, nazwiska oraz imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych będących stronami,
- nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie,
- imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu danego aktu notarialnego,
- oświadczenia stron (z powołaniem się, jeśli zachodzi taka potrzeba, na dokumenty okazane przy akcie),
- stwierdzenie istotnych okoliczności i faktów, które zaszły przy spisywaniu aktu notarialnego (jeżeli żądają tego strony),
- stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,
- podpisy osób biorących udział w akcie, a także wszystkich osób, które były obecne przy jego sporządzaniu,
- podpis notariusza.
Żądanie wypisu aktu notarialnego
Co do zasady wypis aktu notarialnego uzyskuje każda strona biorąca udział w zawarciu danego aktu. Formalnie rzecz biorąc wypis to nic innego, jak dokładna kopia aktu notarialnego, która dokładnie odzwierciedla oryginał i zawiera identyczne informacje – włącznie z podpisem notariusza oraz jego pieczęcią. Co ważne, nie istnieją jakiekolwiek limity w zakresie wydawanych wypisów aktów notarialnych, tzn. że każda ze stron ma prawo uzyskać dowolną ich liczbę, jednak pod warunkiem, że za każdy dodatkowo wydany odpis aktu notarialnego zostanie uiszczona stosowna opłata.
Wypisy mające więcej niż jedną stronę powinny być odpowiednio ponumerowane, a same arkusze połączone, parafowane oraz spojone pieczęcią. Warto również pamiętać, iż obecnie istnieje także możliwość uzyskania elektronicznego wypisu aktu notarialnego, który podpisywany jest przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie posiada poprawek oraz przekreśleń, jeśli znajdowały się one w oryginale.
Gdzie uzyskać wypis aktu notarialnego?
Wszystkie wypisy aktu notarialnego mają identyczną moc prawną i dowodową jak oryginał. Odpisy mogą być wydane wyłącznie stronom, które przystąpiły do danego aktu oraz wszystkim osobom wskazanym bezpośrednio jako uprawnione do uzyskania wypisu w treści aktu, jak również ich następcom prawnym.
Wypis aktu notarialnego z kancelarii
Tak długo, jak oryginał aktu notarialnego jest przechowywany w archiwum kancelarii, w której został zawarty (czyli przez 10 lat od daty sporządzenia), po wypis aktu należy zgłaszać się właśnie tam. Warto pamiętać, że numeracja pierwszej strony wypisu może okazać się niezgodna z numeracją na ostatniej stronie, lecz jest to sytuacja całkowicie prawidłowa, która wynika z wymagań formalnych – numer na pierwszej stronie to oznaczenie oryginału aktu w repertorium, natomiast na ostatniej stronie wskazany jest tylko numer wypisu.
Wypis aktu notarialnego z sądu
Jeżeli od spisania danego aktu notarialnego minęło ponad 10 lat albo kancelaria, w której zawarto akt, została zlikwidowana, konieczne będzie udanie się do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego i poproszenie o wypis właśnie tam. Co istotne, o wypis drogą sądową mogą ubiegać się także osoby zainteresowane jego treścią a niebędące stroną danego aktu. Aby sąd wydał zezwolenie na taki wypis, konieczne jest jednak zaistnienie określonych okoliczności, czyli:
- zgoda wszystkich stron aktu (wyrażona w trakcie ich wysłuchania) lub
- konieczność wykonania przewidzianego prawnie obowiązku lub umowy, jeżeli prawidłowo wezwane strony nie stawiły się przed sądem lub
- konieczność ochrony istotnego interesu zainteresowanego, jeżeli niemożliwe jest uzyskanie zgody od stron danego aktu notarialnego.
Akt notarialny wypis czy oryginał – do czego służą?
Jak już wspominaliśmy, oryginał aktu notarialnego zawsze pozostaje w archiwum kancelarii lub archiwum ksiąg wieczystych. Można zatem powiedzieć, że służy wyłącznie jako baza dla sporządzanych później wypisów, odpisów czy wyciągów. Wypisy czy odpisy natomiast zachowują moc prawną oryginału – oznacza to, że np. akt własności w postaci wypisu może zostać przedstawiony w sądzie jako dowód.
Przeczytaj również: Jakie z umów powinny być zawierane w obecności notariusza?